ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ
Το υποέργο 8 «Προετοιμασία για την πιστοποίηση ποιότητας» της Πράξης «Επιχορήγηση του ΝΠΙΔ με ονομασία ΕΟΔΥ για την υλοποίηση της ‘Λειτουργικής Αναδιοργάνωσης του Εθνικού Οργανισμού Δημόσιας Υγείας (ΕΟΔΥ)’» της παρούσας σύμβασης, αφορά στην ανάπτυξη ενός τεκμηριωμένου συστήματος διασφάλισης ποιότητας (ΣΔΠ) για την αναθέτουσα αρχή, το οποίο προσθέτει αξία στις λειτουργίες του Οργανισμού αλλά και στους μείζονες συντελεστές και παρέχει τα εχέγγυα για να εκπληρώσει η αναθέτουσα αρχή αποτελεσματικά τις βασικές της λειτουργίες.
Το Υποέργο περιλαμβάνει τις ακόλουθες Δράσεις:
Οι στόχοι του υποέργου είναι : η δημιουργία των απαραίτητων διαδικασιών, διεργασιών και πολιτικών για την ανάπτυξη και καθιέρωση ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης ποιότητας στις οργανωτικές δομές και υπηρεσίες του ΕΟΔΥ με βάση τα ευρωπαϊκά πρότυπα, τα εργαλεία διασφάλισης ποιότητας και τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές. Ως εκ τούτου, βασικός σκοπός είναι η δημιουργία του ΣΔΠ πάνω στο οποίο θα βασιστεί η πιστοποίηση των υπηρεσιών του Οργανισμού.
Δράση 0: Διοίκηση έργου
Στο πλαίσιο της Δράσης 0. θα εκπονηθεί το λεπτομερές πλάνο διαχείρισης του Έργου με σκοπό τον βέλτιστο σχεδιασμό εκτέλεσης όλων των επιμέρους δράσεων. Η δράση 0. διατρέχει οριζόντια το Έργο καθ’ όλη τη διάρκειά του και περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον τα εξής :
- Περιγραφή του σχεδίου διαχείρισης και ελέγχου του Έργου.
- Καθορισμός του χρονοδιαγράμματος και της μεθοδολογίας παράδοσης παραδοτέων από τον Ανάδοχο προς την αναθέτουσα αρχή.
- Περιγραφή του Σχεδίου Διαχείρισης Ποιότητας Έργου (Project Quality Plan) Περιγραφή του Σχεδίου Διαχείρισης Κινδύνων Έργου (Risk Management Plan) και καταγραφής ρίσκων.
- Περιγραφή του Σχεδίου Επικοινωνίας (Communication Plan).
- Περιγραφή του Σχέδιου Διαχείρισης των εμπλεκομένων (Stakeholders management plan).
- Περιγραφή του Σχέδιου διαχείρισης της ομάδας έργου (Resource Management plan.
Δράση 1: Ανάλυση του υφιστάμενου πλαισίου διαχείρισης ποιότητας
Αυτή η δράση περιλαμβάνει μια λεπτομερή ανάλυση των τρεχουσών διαδικασιών και του πλαισίου λειτουργίας της αναθέτουσας αρχής μετά από μια σειρά συναντήσεων εργασίας. Η ανάλυση θα καλύψει:
- Τις αρμοδιότητες και τους ρόλους στις διάφορες μονάδες και τμήματα της αναθέτουσας αρχής.
- Το υπάρχον κανονιστικό πλαίσιο και τις πολιτικές για τις βασικές λειτουργίες της αναθέτουσας αρχής, ειδικά όσον αφορά τη διοίκηση, τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, την ικανότητα και τη συνεχή εκπαίδευση του προσωπικού, τις διαδικασίες προμηθειών και αγορών, τον έλεγχο εσωτερικών λειτουργιών, τη διαχείριση δεδομένων, την ασφάλεια των πληροφοριών και τα θέματα GDPR, και την επιχειρησιακή συνέχεια.
- Τις υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες, αλληλογραφία και ροές εργασιών που απαιτούνται για τη διασφάλιση της διαλειτουργικότητας εσωτερικά και εξωτερικά.
- Τις υπάρχουσες μετρήσεις και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της απόδοσης και των αποτελεσμάτων.
Δράση 2: Εκπαίδευση και κατάρτιση σε θέματα διαχείρισης ποιότητας
Αυτή η δραστηριότητα επικεντρώνεται στην εκπαίδευση και κατάρτιση του προσωπικού σε θέματα διαχείρισης ποιότητας, συμπεριλαμβανομένων των τυποποιημένων λειτουργικών διαδικασιών (SOP), του εσωτερικού ελέγχου ποιότητας και της εφαρμογής εργαλείων αξιολόγησης. Η εκπαίδευση του προσωπικού της αναθέτουσας αρχής θεωρείται κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας και περιλαμβάνεται στις βασικές υποχρεώσεις του Αναδόχου του παρόντος Έργου. Απαραίτητη προϋπόθεση θεωρείται η Φάση της εκπαίδευσης να υλοποιηθεί παράλληλα με την υλοποίηση του έργου, ώστε το προσωπικό που θα εκπαιδευθεί να είναι σε θέση να ανταποκριθεί πλήρως στα καθήκοντά του (γνώση και ευχέρεια στην εκτέλεση των αναλυτικών και καταγεγραμμένων σεναρίων δοκιμών), ανάλογα με τον ρόλο του, κατά την έναρξη της πιλοτικής και μετέπειτα της παραγωγικής λειτουργίας.
Οι στόχοι των υπηρεσιών εκπαίδευσης είναι:
- Η πλήρης κατανόηση του ρόλου και των αρμοδιοτήτων του εμπλεκόμενου προσωπικού.
- Η ολοκληρωμένη μεταφορά τεχνογνωσίας προς έναν ικανό αριθμό αρμόδιων διαχειριστών/χρηστών του Φορέα, οι οποίοι θα αναλάβουν μετά το πέρας του Έργου την αδιάλειπτη και εύρυθμη λειτουργία, τη διαχείριση, υποστήριξη, επικαιροποίηση και περαιτέρω αναβάθμιση του ΣΔΠ.
- Η ανάπτυξη των καταλλήλων δεξιοτήτων σε έναν αντιπροσωπευτικό αριθμό υπαλλήλων με τη λήψη εκπαίδευσης που να οδηγεί σε δυνατότητα πιστοποίησης κατά ISO 9001:2015, ISO 45001:2018, ISO 27001:2022, ISO 30414:2018, ISO 22301:2019 και ISO 22301:2019. Οι υπηρεσίες εκπαίδευσης αφορούν όλες τις κατηγορίες εκπαιδευομένων, ανάλογα τον ρόλο κάθε στελέχους στο Έργο.
Στο πλαίσιο της δράσης, ο ανάδοχος θα πρέπει κατ’ ελάχιστον να διοργανώσει τις κάτωθι εκπαιδευτικές δραστηριότητες :
- 3 (τρεις) τουλάχιστον δια ζώσης εκπαιδευτικές συναντήσεις με το εμπλεκόμενο προσωπικό και τους δορυφόρους ποιότητας για την εκπαίδευση στα συστήματα διασφάλισης της ποιότητας, και στα πρότυπα για τα οποία θα γίνει η προετοιμασία για πιστοποίηση.
- 1 (μία) ημερίδα διάρκειας τουλάχιστον 6 ωρών σε χώρο εκτός ΕΟΔΥ που προσφέρει τη δυνατότητα διαδραστικών δραστηριοτήτων (hands on training, workshop) σε ομάδες και είναι ικανός να φιλοξενήσει τουλάχιστον 100 άτομα. Θα σκοπεύει στην εκπαίδευση των άμεσα εμπλεκόμενων της αναθέτουσας αρχής στις δραστηριότητες πιστοποίησης. Το πρόγραμμα καθώς και τα σενάρια εκπαίδευσης θα προταθούν από τον ανάδοχο. Η ημερίδα θα περιλαμβάνει και διαλείμματα καθώς και ελαφρύ γεύμα για τους συμμετέχοντες
- 2 (δύο) τουλάχιστον τηλεσυναντήσεις με δυνατότητα εγγραφής για εκπαίδευση του προσωπικού σε περιβάλλον προσομοίωσης για εσωτερική και για εξωτερική επιθεώρηση.
Για όλες τις εκπαιδεύσεις θα τηρούνται πρακτικά από τον ανάδοχο και θα εφαρμόζονται οι βασικές αρχές εκπαίδευσης ενηλίκων.
Ο ανάδοχος προτείνει το ακόλουθο αναλυτικό πλάνο εκπαίδευσης τουλάχιστον για τις παρακάτω θεματικές ενότητες :
- Προετοιμασία κατά ISO 9001: 2015
- Προετοιμασία κατά ISO 45001:2018
- Προετοιμασία κατά ISO 27001:2022
- Προετοιμασία κατά ISO 30414:2018
- Προετοιμασία κατά ISO 22301:2019
- Χρήση συστήματος GRQC (παράγραφος 2.7. του παραρτήματος 1 της οικείας διακήρυξης) καλύπτοντας τον απαιτούμενο αριθμό διαχειριστών/ χρηστών του φορέα.
Το εκπαιδευτικό υλικό περιλαμβάνει ενδεικτικά τα παρακάτω:
- Παρουσιάσεις σε PowerPoint (μία ανά θεματική ενότητα), που καλύπτουν τα θέματα των εφαρμοζόμενων προτύπων και των συστημάτων διαχείρισης που θα αναπτυχθούν. Αυτό το υλικό μπορεί να περιλαμβάνει εικόνες, γραφήματα και σύντομες περιγραφές που εξηγούν τις διάφορες διαδικασίες και πρωτόκολλα, ερωτήσεις κατανόησης και case studies.
- Εκπαιδευτικό υλικό σε μορφή βίντεο διάρκειας περίπου 30 λεπτών (ένα ανά θεματική ενότητα) το οποίο περιλαμβάνει εικόνες, γραφήματα, σύντομες περιγραφές.
- Εκπαιδευτικά βίντεο μικρής διάρκειας 1-2 λεπτών (ένα ανά θεματική ενότητα) που περιλαμβάνουν πρακτικά παραδείγματα και βασικές έννοιες για κάθε σύστημα διαχείρισης.
- Άλλο υλικό όπως αφίσες ευαισθητοποίησης, έντυπα με βασικούς κανόνες σε θέματα όπως ασφάλειας πληροφοριών, υγεία και ασφάλειας στην εργασία κ.α. (μία ανά θεματική ενότητα) τα οποία μπορούν να διατεθούν είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή για την αύξηση της ευαισθητοποίησης του προσωπικού.
Η υλοποίηση του εκπαιδευτικού προγράμματος πραγματοποιείται με βάση το χρονοδιάγραμμα και το εκπαιδευτικό υλικό που έχει καθοριστεί και προγραμματιστεί στην έναρξη του έργου εκπαίδευσης. Τα σεμινάρια μπορούν να διεξαχθούν είτε δια ζώσης είτε απομακρυσμένα και τηρείται παρουσιολόγιο σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή.
Παρουσιολόγιο θα τηρηθεί και στην ημερίδα τόσο για το κεντρικό πρόγραμμα όσο και για τα workshop που θα διεξαχθούν. Με την ολοκλήρωση κάθε εκπαιδευτικού σεμιναρίου ο κάθε εκπαιδευόμενος συμπληρώνει το έντυπο αξιολόγησης του εκπαιδευτικού προγράμματος, αξιολογώντας τόσο το σεμινάριο, όσο και τον εισηγητή. Η αξιολόγηση θα εφαρμοστεί και για την ημερίδα που θα διεξαχθεί.
Στο τέλος του προγράμματος εκπαίδευσης οι συμμετέχοντες λαμβάνουν πιστοποιητικό παρακολούθησης του προγράμματος που ενδεικτικά μπορεί να περιλαμβάνει την ακόλουθη πληροφορία:
- Τίτλος και σκοπός των υπηρεσιών εκπαίδευσης
- Ώρες παρακολούθησης του προγράμματος εκπαίδευσης
Σε περίπτωση που προβλέπονται εξετάσεις για την λήψη πιστοποίησης, τότε ο Υπεύθυνος Τμήματος Εκπαίδευσης του αναδόχου θα αναλάβει τον προγραμματισμό των εξετάσεων σε συνεργασία με τους συμμετέχοντες και τον Εισηγητή.
Το εκπαιδευτικό υλικό θα αναρτηθεί στη μελλοντική πλατφόρμα εκπαίδευσης της αναθέτουσας αρχής. Μέχρι την ολοκλήρωση αυτής, θα αναρτάται σε πλατφόρμα του αναδόχου ώστε να δοθεί η δυνατότητα πρόσβασης του εμπλεκόμενου προσωπικού
Δράση 3: Προετοιμασία για πιστοποίηση κατά ISO 9001:2015
Ο Οργανισμός θα προετοιμαστεί για την πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας κατά ISO 9001:2015.
Δράση 4: Προετοιμασία για πιστοποίηση κατά ISO 45001:2018
Αυτή η δράση αφορά την προετοιμασία του οργανισμού για την πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία κατά ISO 45001:2018.
Δράση 5: Προετοιμασία για πιστοποίηση κατά ISO 27001:2022
Ο οργανισμός θα προετοιμαστεί για την πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών κατά ISO 27001:2022.
Δράση 6: Προετοιμασία για πιστοποίηση κατά ISO 30414:2018
Αυτή η δράση επικεντρώνεται στην προετοιμασία του οργανισμού για την πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού κατά ISO 30414:2018.
Δράση 7: Προετοιμασία για πιστοποίηση κατά ISO 22301:2019
Αυτή η δράση επικεντρώνεται στην προετοιμασία του οργανισμού για την πιστοποίηση του Συστήματος Διασφάλισης της Επιχειρησιακής Συνέχειας κατά ISO 22301:2019.
Δράση 8: Προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση λογισμικού διαχείρισης ποιότητας και αυτοματοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών
Η δράση αυτή αφορά στην προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση ενός βασικού λογισμικού GRQC (Governance, Risk, Quality and Compliance). Ενδεικτικά, πρόσβαση στις λειτουργίες του λογισμικού θα έχει όλο το προσωπικό του Ε.Ο.Δ.Υ. Το συγκεκριμένο εργαλείο θα βοηθήσει τον οργανισμό να διαχειριστεί : τις διαδικασίες διακυβέρνησης, τη διαχείριση κινδύνων, τη συμμόρφωση με τις πολιτικές και τους κανονισμούς, την ψηφιοποίηση εγγράφων, την αποτελεσματική αποθήκευση και διαχείριση των αρχείων του Οργανισμού. Θα προσφέρει μια ολοκληρωμένη προσέγγιση για τη διαχείριση αυτών των σημαντικών λειτουργιών, προσβλέποντας στη βελτίωση της αποδοτικότητας. Το λογισμικό καλείται να υποστηρίξει όλες τις απαιτήσεις των προτύπων ποιότητας του έργου και τη μετάβαση στον ψηφιακό μετασχηματισμό των διαδικασιών του.
Η συγκεκριμένη Δράση διαιρείται σε 2 ακόλουθες Υποδράσεις :
Υποδράση 8.1: Προμήθεια λογισμικού διαχείρισης ποιότητας και αυτοματοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών
Αφορά την προμήθεια λογισμικού διαχείρισης ποιότητας και αυτοματοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών. Οι βασικές λειτουργίες του λογισμικού θα είναι:
- Διακυβέρνηση (Governance): Παρέχει το πλαίσιο για τη διαμόρφωση και την εφαρμογή πολιτικών και διαδικασιών διοίκησης και διοίκησης ποιότητας που καθοδηγούν τον οργανισμό, με στόχο τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων και την αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού. Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στον ψηφιακό μετασχηματισμό του Οργανισμού η οποία περιλαμβάνει μεταξύ άλλων και υπηρεσίες πλατφόρμας διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης ροής εργασιών
- Διαχείριση Κινδύνων (Risk Management): Βοηθά στον εντοπισμό, την αξιολόγηση και την παρακολούθηση των κινδύνων που μπορεί να επηρεάσουν τον οργανισμό. Επιτρέπει την ανάληψη δράσεων για τη μείωση ή την αποφυγή αυτών των κινδύνων.
- Ποιότητα: βοηθά στην υποστήριξη όλων των διαδικασιών, των ροών εργασίας, τον έλεγχο, επιθεώρηση και εν γένει το ΣΔΠ της αναθέτουσας αρχής.
- Συμμόρφωση (Compliance): Παρακολουθεί και διασφαλίζει ότι ο οργανισμός συμμορφώνεται με τους κανονισμούς, τα πρότυπα και τους νόμους που διέπουν τη βιομηχανία ή τον τομέα δραστηριότητάς του.
Ειδικότερα, για την υποστήριξη των παραπάνω των λειτουργιών, το λογισμικό θα πρέπει να καλύπτει τα εξής :
− Διαχείριση και διανομή εγγράφων (πολιτικών, διαδικασιών, κ.λπ.).
− Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, συμπεριλαμβανομένων του προγραμματισμού και αξιολόγησης εκπαιδεύσεων.
− Διαχείριση και αξιολόγηση προμηθευτών.
− Καταγραφή και παρακολούθηση, παραπόνων, προτάσεων βελτίωσης και μη συμμορφώσεων.
− Προγραμματισμό επιθεωρήσεων, με καταγραφή και παρακολούθηση ευρημάτων επιθεωρήσεων και ενεργειών αντιμετώπισης.
− Προγραμματισμό και διενέργεια συμβουλίων ανασκόπησης από τη Διοίκηση.
− Μέτρηση δεικτών απόδοσης (KPIs) και παρουσίαση αποτελεσμάτων σε πρακτικό dashboard για άμεση εποπτεία.
− Σχεδιασμό και υλοποίηση λιστών ελέγχου συμμόρφωσης, με δυνατότητα αξιολόγησης του ποσοστού συμμόρφωσης ως προς τις απαιτήσεις συμμόρφωσης.
− Σχεδιασμό και υλοποίηση ερευνών, με την κατάρτιση πρακτικών ερωτηματολογίων και την αποστολή τους εσωτερικά και εξωτερικά της αναθέτουσας αΑρχής, με ταυτόχρονη δυνατότητα εξαγωγής αναφορών.
Το λογισμικό, θα πρέπει κατ΄ ελάχιστον να περιλαμβάνει τα ακόλουθα Υποσυστήματα:
Υποσύστημα 1: Διαχείριση όλων των εγγράφων και της ροής τους, αυτοματοποίηση διαδικασιών του ΕΟΔΥ.
Υποσύστημα 2: Διαχείριση και μοντελοποίηση των διαδικασιών της αναθέτουσας αρχής, που περιλαμβάνει και τη διαχείριση παραπόνων και συμβάντων, τη διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας του Οργανισμού.
Υποσύστημα 3: Διαχείριση ευρημάτων και διενέργεια ελέγχων (εσωτερικών και εξωτερικών) μέσω λιστών ελέγχου, αποτύπωση- Διαχείριση – Διαβάθμιση Κινδύνων και παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας προληπτικών μέτρων.
Υποσύστημα 4: Διαχείριση μη συμμορφώσεων και διορθωτικές ενέργειες, διαχείριση και παρακολούθηση αλλαγών, διαχείριση της εφαρμογής του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου του οργανισμού και του βαθμού επίτευξης των στόχων και των KPIs.
Υποδράση 8.2: Εγκατάσταση, παραμετροποίηση και πιλοτική λειτουργία λογισμικού διαχείρισης ποιότητας και αυτοματοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών
Οι υπηρεσίες του αναδόχου σε σχέση με το συγκεκριμένο αντικείμενο θα πρέπει να περιλαμβάνουν :
➢ Εγκατάσταση και Παραμετροποίηση
➢ Εξασφάλιση αδειών χρηστών απεριόριστης διάρκειας (viewers), χωρίς κόστος, για όλο το προσωπικό του ΕΟΔΥ (τουλάχιστον 2.000 άδειες) και τουλάχιστον 100 άδειες παραμετροποίησης και εισαγωγής δεδομένων (advanced users) απεριόριστης διάρκειας
➢ Πιλοτική́ Λειτουργία
➢ Διετή εγγύηση καλής λειτουργίας
ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ
Ο προϋπολογισμός του Υποέργου ανέρχεται στο ποσό των 360.220,00 € (συμπ. Φ.Π.Α.)
